Bij Scouting Hubovra hechten we veel waarde aan privacy, zeker als het om gegevens gaat. Omdat wij persoonsgegevens verwerken, willen wij je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement  

In het privacystatement geeft Scouting Nederland antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts OnLine. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy 

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via de ledenadministratie van Scouting Hubovra. De gegevens worden via een aanmeldingsformulier overhandigd aan de ledenadministratie (ledenadministratie@hubovra.nl). Zodra het lidmaatschap actief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts OnLine en wordt het aanmeldingsformulier vernietigd. Dit geldt niet voor de toestemmingsformulieren voor publicatie van foto- en videomaterialen. Deze worden hard-copy bewaard, aangezien hier geen belastende persoonsgegevens op vermeld staan.

Gezondheidsformulieren overnachtingen

Scouting Hubovra hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor activiteiten zoals een overnachting of kamp is het noodzakelijk dat de (bege)leiding beschikt over informatie met betrekking tot de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën en medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een digitaal gezondheidsformulier dat per activiteit ingevuld dient te worden door de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver van Scouting Nederland bewaard. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak van het lid en worden direct na afloop van de activiteit vernietigd.  

Gezondheidsinformatie bijeenkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Hubovra mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is en blijft (bij tussentijdse wijzigingen) de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.  

Registratie activiteiten

Voor (groeps-)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier binnen Scouts OnLine. Deze gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver van Scouting Nederland bewaard.  

Financiële gegevens

Voor onze financiële administratie vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts OnLine. Alleen de penningmeester van Scouting Hubovra heeft inzicht in deze financiële gegevens.  

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De oude contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.  

Oudercontact 

Contact geschiedt veelal via e-mail. E-mailadressen buiten Scouting Hubovra worden als BCC opgenomen, zodat de privacy van leden en ouders gewaarborgd blijft. Ons leiding- en vrijwilligersteam maakt gebruik van @hubovra.nl e-mailadressen die gepubliceerd worden met leden en ouders. 

Naast e-mail gebruiken een aantal speltakken WhatsApp als communicatiemiddel. Ouders hebben zelf de keuze om deel te nemen aan deze WhatsApp-groep. Wanneer zij hieraan deelnemen geven zij toestemming tot het delen van hun telefoonnummer met de andere ouders van de speltak. 

Beeldmateriaal

Scouting Hubovra maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Hubovra en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd te wijzigen, hiervoor kan er contact opgenomen worden met het betreffende leidingteam en de ledenadministratie.  

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting Hubovra is terug te vinden via www.hubovra.nl/privacy en op te vragen via het secretariaat op info@hubovra.nl 

Datalekken

Indien er sprake of een vermoeden is van een datalek, dan kan dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld worden bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.  

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Hubovra binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@hubovra.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.